Digitaliser jeres kontrakter, databehandleraftaler, samtykker m.v.
Med en digitalisering af jeres kontrakter kan I både øge effektiviteten og give jeres kunder, klienter og medarbejdere en god, sikker og digital oplevelse.
Se en videopræsentation af digital underskrift i e-Boks – her.
Vi har i Docpoint lavet integration til 2 former for digital underskrift – NemId via e-Boks og NemId via Nets eSigning. Vi kan også tilbyde løsninger, som benytter digital underskrift fra alle de nordiske lande.
Løsningen er “Plug and Play” og kan benyttes sammen med de systemer, I har. Vi kan lave tilpasninger, sådan det at arbejde med digital underskrift tilpasses jeres nuværende arbejdsprocesser.
Det lyder teknisk, men vi kan have en tilpasset løsning kørende hos jer med fuld integration til e-Boks, hvis dette ønskes – på ganske kort tid.
Vores standardmodul kan bruges til mange typer kontrakter og i følgende kombinationer
- Modtager underskriver i e-Boks evt. med 2 underskrivere
– dette bruges når kun modtager skal underskrive en kontrakt, hvilket f.eks. kunne være et samtykke - Underskrift internt i virksomheden og underskrift af modtager i e-Boks
– dette bruges f.eks. på ansættelseskontrakter og lejekontrakter (vi er vist de eneste, som tilbyder denne mulighed) - Underskrift i virksomheden på et dokument, som efterfølgende automatisk sendes i e-Boks til orientering for modtager – f.eks. en lønregulering eller en advarsel
Eksempel på dialog I præsenteres for, når der skal sendes et dokument:
Når I sender en kontrakt til underskrift i e-Boks, får I den mest sikre underskriftsform, da modtager får kontrakten til underskrift leveret i e-Boks. I andre tilsvarende løsninger får den der skal underskrive en e-mail med et link. En sådan mail kan f.eks. havne i en fælles familiepostkasse, i et SPAM-filter eller blive betragtet som uvæsentlig post og dermed måske ikke blive vist hos modtager. Den der underskriver vil også efterfølgende skulle gøre “et eller andet”, for at få et eksemplar af kontrakten med den påførte underskrift, da denne ikke kan sendes med e-mail grundet GDPR.
Med e-Boks er hele signeringsforløbet GDPR-sikkert og underskriver får automatisk en kopi af kontrakten liggende i e-Boks – og I får en kvittering for, at kontrakten faktisk er sendt, det gør man heller ikke med en e-mail.
Fælles for vores underskriftsløsninger er, at det underskrevne dokument kan afleveres til afsenders eArkiv, hvor vi som standard har lavet integration til Nets eArkiv, aflevering som XML på afsenders SFTP-server eller hentes manuelt af jer fra vores korttids arkiv.
Under et underskriftsforløb vil I blive holdt ajour, sådan I ved, om modtager har afvist at underskrive, om underskrifts fristen er overskredet eller om underskrift er udført.
Løsningen har også den fordel, at vi kan tilpasse brugergrænsefladen til jeres behov og med jeres begreber, vi kan scanne efter data samt benytte jeres nøgleord i drop down menuer, hvilket øger både effektivitet og kvalitet og så kan vi levere en løsning, hvor arkivering kan udføres automatisk – kort sagt, en professionel løsning, som kan leve op til de fleste krav.
At begynde at arbejde med digital underskrift kan rejse en del spørgsmål. Vi stiller gerne op, hvis I har brug for sparring, inden I beslutter jeres løsning.
Se e-Boks beskrivelse af plug and play digital signatur – det er bl.a. det, vi tilbyder.