Med løsningen docDirect4 – e-Boks får man mulighed for at benytte den funktionalitet e-Boks tilbyder i relation til GDPR-sikker post, -kommunikation og digital underskrift – kort sagt vigtige kommunikationsfunktioner, som de fleste funktioner i en virksomhed kan have brug for – ikke kun HR.
docDirect4 e-Boks udvider eksisterende løsninger i HR-afdelingen med sikker digital kommunikation – lettere kan det ikke gøres. Det vil sige, der skal ikke indføres et nyt HR-system, et nyt mailsystem eller gennemføres et tidskrævende IT-projekt for at indføre GDPR-sikker post og digital underskrift. Løsningen fungerer automatisk sammen med alle Windows baserede systemer herunder Word – og lønsystemet.
Med lanceringen af docDirect4 e-Boks blev det også muligt at sende en PDF-baseret formular, som modtager kan udfylde og digitalt underskrive i en arbejdsgang.
Kan bl.a. bruges ved ansættelser.
docDirect4 e-Boks understøtter alle kommunikationsopgaver i en virksomhed i forhold til medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere, hvor der er brug for, at dette sker på en sikker måde f.eks.:
- ved ansættelse
- ved ændring af aftaleforhold
- ved indhentning af personoplysninger, samtykkeerklæringer eller lign. situationer
- ved lønudbetalinger – de faste, ad hoc og diverse opgørelser
- når der skal sendes vigtig post, hvor en kvittering for forsendelsen har betydning
- ved advarsler
- ved pension, opsigelse eller fratrædelse
- når kontakten skal holdes til tidligere medarbejdere
- og der kommunikeres via CPR-nr. med de fordele det giver*
Løsningen har funktioner bl.a. følgende – der alle understøtter GDPR-sikker post/kommunikation:
- Send sikker post direkte fra f.eks. Word eller et andet Windows baseret program. Står modtagers CPR-nr. i brevet, kan det læses automatisk.
- Kvittering for leveret post – hvilket giver retsvirkning. Alle forsendelser kvitteres og der er sikkerhed for, at post er leveret til den person og på den dag, som kvitteringen dokumenterer. Det kan hverken e-mail eller almindelig post tilbyde.
- Send resultatet af en brevfletning i Word – på en gang. F.eks. ændring af aftaleforhold, indhentning af samtykke – formålet er underordnet. docDirect splitter automatisk posten op, sådan hver modtager får et brev uanset om det er på 1 eller flere sider.
- Send lønsedler direkte fra lønsystemet i e-Boks eller send blot de ekstraordinære lønrelaterede breve, som ikke håndteres af løn bureauet.
- Digital underskrift – her er forskellige muligheder. En ansættelseskontrakt kan f.eks. underskrives internt og efterfølgende af kandidaten i e-Boks eller ved at begge parter får en e-mail med et link. I begge tilfælde får modparten automatisk en kopi af den underskrevne kontrakt sendt i sin e-Boks.
e-Boks giver nok den bedste måde at håndtere digital underskrift på, da alle de fejlmuligheder og sikkerhedsforhold der knytter sig til en e-mail med et link, her er elimineret. - Send det samme brev til mange baseret på en modtagerliste fra et regneark f.eks. vigtige forhold i forbindelse med ændringer i en politik.
- Send et brev som modtager kan besvare med fritekst eller ved at vedhæfte en fil/et billede. F.eks. hvis der skal indhentes persondata i forbindelse med ansættelse, kursus eller sygdom.
- Send en PDF-formular som modtager kan udfylde og digitalt underskrive i en arbejdsgang.
*Ingen administration af e-mailadresser eller mistet post.
Sendes post til medarbejdere baseret på e-mailadresser evt. suppleret af almindelig post, når e-mail ikke er sikker eller ikke fungerer, så vil en e-Boks baseret løsning være en administrativ lettelse, som samtidig er med til at understøtte den GDPR-mæssige sikkerhed.
Når der sendes til e-Boks sendes til et CPR-nr., hvilket er en stabil størrelse i modsætning til en e-mail adresse. e-mails kan forsvinde eller “drukne” i et SPAM-filter, i reklamepost, på en server der er løbet fuld eller ikke komme frem af anden teknisk årsag – måske er e-mailadressen bare blevet ændret. Tilsammen mange forskellige årsager til, at post forsvinder/ikke modtages, hvilket kan kræve genfremsendelse med den tid det tager eller tab af rettigheder. Når der sendes til e-Boks, er alle disse fejlmuligheder elmimineret, hvilket giver større sikkerhed og mindre administration.
docDirect4 e-Boks – er en standardløsning som kan leveres hurtigt og billigt. Løbende forbedringer kommer alle til gode og er tilgængelig uden beregning.
Vi kan også tilpasse løsningen evt. udvide med special integration til jeres IT-systemer f.eks. aflevere kopi af post til jeres arkivsystem. Vi tager gerne en dialog om jeres behov.
docDirect løsningerne bruges af et bredt udsnit af virksomheder fra alle brancher.
Vi har små kunder med et begrænset behov og vi har meget store kunder, som med docDirect netop har set det geniale i, at eksisterende HR- og lønsystemer kan suppleres med en sikker digital kommunikationskanal uden man skal ud i store IT-mæssige forandringer og/eller investering.