Den rigtige løsning til jeres post ?
Med en velgennemført behovsanalyse har I nu fået svar på bl.a. følgende:
1. Er der brug for at ændre i den måde, som post i dag sendes på, da den anvendte forsendelsesform ikke efterlever Persondataforordningens krav til sikkerhed ?
2. Bliver post dannet i forskellige IT-systemer f.eks. Word, et HR-system, Excel, et CRM system og skal der findes løsninger for det enkelte system ?
3. Kunne det være givtigt at digitalisere manuelle post/dokument håndterings processer ?
4. Er den nuværende anvendelse af fysisk post som forsendelsesform blevet dyr og bøvlet ?
5. Vil vi gerne kunne sende post til alle i Danmark, som har et CPR-nr. eller CVR-nr. tilknyttet, uden at vi skal være afhængig af den teknologi, som den enkelte modtager måtte anvende ?
6. Kunne det være interessant at benytte digital signatur på kontrakter, aftaler, samtykkeforhold etc. – måske få digital signatur på kontrakttyper, som jeres nuværende setup ikke understøtter ?
7. Vil det være en fordel at have en kvittering på, at den post der er sendt, faktisk er kommet frem til modtager ?
8. Er der planlagt ændringer i de eksisterende IT-systemer, som løser jeres behov eller vil det være en fordel ikke at skulle ændre i de IT-systemer, som allerede benyttes og i stedet få løst problemet på anden vis ?
Mulige løsninger afhængig af resultatet af jeres analyse:
| Behovsanalyse spg. | Jeres svar | Alm. post | Sikker | Min side | e-Boks |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Behov for ny måde at håndtere post grundet sikkerhed ? | JA | OK | OK | OK | OK |
| 2. Bliver post dannet i flere IT-systemer ? | JA | OK | OK | OK | OK |
| 3. Givtigt at digitalisere manuelle processer ? | JA | OK | OK | ||
| 4. Er nuværende forsendelsesform blevet dyr og bøvlet ? | JA | ? | OK | OK | |
| 5. Sende post til alle CPR-nr./CVR-nr. ? | JA | ? | OK | ||
| 6. Ønske om digital signatur ? | JA | ? | OK | ||
| 7. Kvittering for sendt post ? | JA | ? | OK | ||
| 8. Ønskes at bibeholde nuværende IT-systemer, som de er ? | JA | OK | OK | OK * |
e-Boks som den fremtidige løsning
Hvis e-boks vurderes til at være en del af den fremtidige løsning, kan det tænkes, at integrationen mod e-Boks skal håndteres forskelligt afhængig af forudsætningerne.
Hvis I er i tvivl om, hvad vores løsninger kan gøre for jer eller I gerne vil have sparring i forhold til en behovsanalyse og et løsningsvalg, så er I velkommen til at kontakte os – helt uforpligtende naturligvis.